Privacy disclaimer

Privacy verklaring Royal Sens

Royal Sens dient aan de eisen van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) te voldoen en informeert alle medewerkers over de personeelsgegevens die worden verwerkt, de wijze waarop dit wordt gedaan, de verstrekking van bepaalde gegevens aan anderen en tot slot, hoe en voor welke duur Royal Sens de gegevens bewaart.

De gronden waarop Royal Sens personeelsgegevens mag verwerken zijn:

Gegevens die nodig zijn bij de beslissing voor het aangaan van een arbeidsovereenkomst.
Gegevens die nodig zijn voor het sluiten van een arbeidsovereenkomst.
Gegeven die nodig zijn om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen (identificatieplicht, correct afdragen van belasting en premies).
Gegevens die nodig zijn omdat Royal Sens daar een gerechtvaardigd belang bij heeft (bijvoorbeeld verweer kunnen voeren bij juridische procedures).
Gegevens die van belang zijn in noodsituaties (bijvoorbeeld bij een ongeval of indien acute zorg nodig is). De personeelsgegevens worden gebruikt om hulp te kunnen bieden en om anderen (zoals familieleden) te kunnen informeren.

Om deze gegevens te mogen verzamelen heeft Royal Sens je toestemming nodig.

Welke gegevens zijn verplicht?

De gegevens die nodig zijn om bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst aan te kunnen gaan en deze te kunnen uitvoeren. Hierdoor kan er worden voldaan aan de wettelijke verplichtingen. Hierbij kan worden gedacht aan gegevens die nodig zijn voor een pensioenregeling of verzekering. Je mag niet weigeren om deze gegevens te verstrekken, omdat Royal Sens de afspraken uit de arbeidsovereenkomst niet zou kunnen uitvoeren.

De volgende persoonlijke gegevens worden verwerkt in de personeels- en salarisadministratie:

Naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, adres, postcode, woonplaats en nationaliteit.
Een telefoonnummer en e-mailadres om met je te kunnen communiceren.
Bankrekeningnummer voor uitbetalingen en gegevens met als doel het berekenen, vastleggen en betalen van belastingen en premies.
Gevolgde of nog te volgen opleidingen, cursussen, etc.
Gegevens over je huidige functie of voormalige functies.
Gegevens over de aard, inhoud en de beëindiging van de arbeidsovereenkomst.
Gegevens die administratief relevante data vastleggen wat betreft productiviteit en aanwezigheid.
Gegevens die administratief afwezigheid vanwege verlof, meer of minder uren werken, of ziekte (niet de aard van de ziekte) vastleggen.
Gegevens die in je belang worden vastgelegd met oog op je arbeidsomstandigheden.
Gegevens over de overeengekomen arbeidsvoorwaarden.
Gegevens over medewerkersgesprekken.
Gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van een wet.
Gegevens die vastleggen welke artikelen je hebt ontvangen van Royal Sens (bedrijfskleding, gehoorbescherming, sleutels, alarmpassen, telefoon, laptop, etc.).

De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:

Het vaststellen en (laten) uitbetalen van je salaris, belastingen en premies.
Bepalen van de geldende arbeidsvoorwaarden.
De behandeling van personeelszaken.
Het geven van leiding aan je werkzaamheden.
Het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van je arbeidsovereenkomst.
Het verlenen van ontslag.
Het behandelen van geschillen en het uitvoeren van controles (zoals bijvoorbeeld een accountantscontrole).
Uitvoeren of toepassen van wetgeving.
Je opleiding.
Het vaststellen en verstrekken van de bedrijfs-medische zorg die voor je van toepassing is.
Het uitvoeren van de overeengekomen arbeidsvoorwaarden.
Het verzorgen van een presentje bij bijvoorbeeld verjaardagen, feestelijke gebeurtenissen of bij ziekte.
De administratie van de personeelsvereniging.
Het innen van vorderingen (het uit handen geven van vorderingen aan bijvoorbeeld een incassobureau of deurwaarder).
De uitvoering of toepassing van de wet.

Doorgeven van persoonsgegevens

Royal Sens gebruikt persoonsgegevens alleen voor eigen gebruik of voor uitvoering van de arbeidsovereenkomst. De kans bestaat dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven. Deze partijen kunnen deze persoonsgegevens nodig hebben voor eigen werkzaamheden. Denk hierbij aan opleidingsinstituten, verzekeringen, arbodienst, UWV, deurwaarders, versturen van je verjaardagscadeau etc.
Met de bedrijven die namens Royal Sens personeelsgegevens verwerken, sluit Royal Sens verwerkingsovereenkomsten af. Hierin wordt vastgelegd dat de persoonsgegevens afdoende beveiligd moeten zijn en eventueel tijdig moeten worden verwijderd. Ook moet er een melding bij Royal Sens gedaan worden bij een eventuele data-lek.

Bewaren van personeelsgegevens

Personeelsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk voor het doel waarvoor deze gegevens verwerkt zijn. Daarbij worden ook de wettelijke bewaartermijnen in acht genomen.

Digitale en papieren personeelsdossier. Bewaartermijn 7 jaar na uitdiensttreding.
Kopie ID en loonbelastingverklaring. Bewaartermijn 5 jaar na uitdiensttreding.
Verzuiminformatie. Bewaartermijn 2 jaar na uitdiensttreding.
Sollicitatiegegevens, opleidingen, medewerkersgesprekken en gespreksverslagen. Bewaartermijn tot uitdiensttreding.
Tijdsregistratie. Bewaartermijn tot uitdiensttreding.
AFAS dossier (niet de hierboven genoemde punten). Bewaartermijn tot uitdiensttreding.

Beveiliging personeelsgegevens

Personeelsgegevens zijn beveiligd. In de computer zijn de programma’s voor het beheer van je gegevens beveiligd met tweewegidentificatie. De papieren personeelsdossiers bevinden zich in afgesloten kasten.

De rechten van de medewerker

Als medewerker heb je de volgende rechten:

Inzage in en de mogelijkheid een kopie op te vragen van de gegevens die worden opgeslagen (met uitzondering van persoonlijke aantekeningen in het personeelsdossier).
De mogelijkheid om Informatie te laten corrigeren indien deze feitelijk niet klopt.
De mogelijkheid om onvolledige informatie compleet te maken.
De mogelijkheid in bepaalde gevallen bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens.
De mogelijkheid in bepaalde gevallen om toestemming in te trekken voor het gebruik van je gegevens (voor bijvoorbeeld het gebruik van je foto’s).

Overige

Met vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van je personeelsgegevens kun je het beste contact opnemen met je leidinggevende. Deze persoon zal uitleg geven en indien nodig, actie ondernemen.

Menu